Reglerne for dokumentation til kørselsregnskab hos SKAT er soleklare, der er dømt ’omvendt bevisførelse’. Omvendt bevisførelse betyder, at du er skyldig indtil du har bevist det modsatte…
Derfor er fordelene ved automatisk dokumentation via en GPS-baseret elektronisk kørebog også ret soleklare… men lad os gå lidt mere i detaljer her i bloggen, om hvad der kræves fra SKAT, og hvad der kan ske ved at føre manuel kørebog.
Er du ansat i en virksomhed og modtager du skattefri kørselsgodtgørelse, skal du entydig kunne dokumentere din erhvervsmæssige kørsel. Din arbejdsgiver skal samtidig godkende kørebogen, og ansvaret for om det er korrekt, ligger hos jer begge (delt ansvar). Er SKAT bare en lille smule i tvivl om rigtigheden af din dokumentation, betragtes det udbetalte beløb som indkomst og beskattes. Det er ikke en bøde, men der er immervæk forskel på beskattede penge og skattefri kørepenge…
Er du selvstændig, kan du læse om det korrekte kørselsregnskab her
Sådan skal du føre dit kørselsregnskab
Du skal notere al erhvervsmæssig kørsel. Erhvervsmæssig kørsel er:
- Kørsel fra hjem til dit arbejde indenfor 12 måneder i højst 60 dage (60 dages-reglen).
- Kørsel imellem arbejdspladser for samme arbejdsgiver i din private bil.
- Kørsel inden for samme arbejdsplads i din private bil.
Der kan dog være mange forskellige små opgaver i netop dit arbejde, der kan anses for erhvervskørsel. Nogle noterer også kørsel mellem bopæl og arbejdsplads, selv om denne kørsel ikke altid er erhvervsmæssig. Det er yderst formalistisk, men følg vejledningen nøje, ellers får du problemer med SKAT:
Her er de overordnede ting, du skal have styr på.
- Dato for turen
- Startpunkt for turen (GPS eller adresse)
- Destinationen
- Formål for turen
- Distancen
Så hvad stod kilometertælleren på da du startede hjemmefra?
Læs mere om SKATs krav til kørebog her
Regler for manuel kørebog og elektronisk kørebog
SKAT understreger, at den dokumentation du fører, om det er i en manuel kørebog eller i en elektronisk skal være pålidelig og ensartet fra gang til gang. Det vil sige for en manuel kørebog:
Når du er ude at køre en arbejdsdag, skal du løbende notere, hvad din kilometertæller står på og udregne distancerne mellem hvert arbejdssted. Hvor mange kilometer du har kørt på den enkelte tur og du skal opsummere for hele dagen.
Al kørsel mellem bopæl og første arbejdsplads samt kørsel mellem sidste arbejdsplads og bopæl skal noteres. Kører du fra arbejdspladsen videre ud til forskellige arbejdspladser dagen igennem, skal du notere kilometertælleren, når du begynder den erhvervsmæssige kørsel, og når den erhvervsmæssige kørsel slutter på dagen.
Læs om den komplicerede 60-dages regel i kørebogen her
Har du flere besøg undervejs, skal du notere disse besøg i den kørte rækkefølge. Husk at notere kilometertælleren – hver gang.
Vær grundig, ensartet og pålidelig
Den erhvervsmæssig kørsel skal noteres med den korteste afstand i kilometer. Sidst, men ikke mindst, skal du notere formålet for din kørsel for hvert besøg. Det er ikke nok bare at skrive “kundebesøg” med mindre du vil have dine kørepenge beskattet altså…
Sidst på måneden skal du opsummere din erhvervsmæssig kørsel og din arbejdsgiver skal godkende kørselsregnskabet. Får du skattefri kørselsgodtgørelse, skal du også holde styr på det samlede antal kilometer på hele året. For når du rammer 20.000 km falder kilometersatsen.
Læs om SKATs satser for kørselsgodtgørelse her
Du skal være grundig, for det er alene op til dig, at sandsynliggøre rigtigheden af indholdet i kørebogen. Når det er omvendt bevisførelse, er det risikabelt at prøve at rekonstruere din kørebog efterfølgende kun ved hjælp af Google Map og din hukommelse. SKAT kræver, at den faktiske kørsel skal registreres i kørebogen hver dag.
Vær smart og løb ingen risiko
Det er vitterlig sin sag at holde styr på en manuel kørebog, så der er ingen grund til at løbe risikoen. Vær glad for at vi lever i 2018, udnyt teknologien og få en elektronisk GPS-baseret kørebog. Det betaler sig økonomisk, da du får alle turene med og det betaler sig i den grad at slippe for besværet og bekymringerne. Det månedlige abonnement på en Autolog kørebog er fra 89 kr., så den betaler sig hurtigt ind igen. Derudover er der ingen opstartsgebyr.
Med en elektronisk kørebog fra Autolog er dokumentationen korrekt, pålidelig og ensartet hver gang. Kørebogen kommer med en app og alle ture logges automatisk, og kan tilgås fra både telefon, tablet og PC, når og hvor det passer dig. Autolog lever op til den nye persondataforordning, så dine data er sikre hos os. Kørebogen kommer med åben API og kan dermed integreres til virksomhedens økonomisystem. Lettere bliver det ikke – og du minimerer risikoen for et smæk fra skattefar.
