Kilometertæller i mit kørselsregnskab?

”Skal jeg dokumentere min kilometertæller i min kørebog?”

Ja og nej – det kommer an på, hvordan du skal lave kørselsregnskab i forhold til SKATs regler. Forklaringen herunder skulle gerne svare på dit spørgsmål med kilometertælleren, og vise forskellen på forskellige typer af kørebøger.

Der findes to typer af kørebøger:

Kørebog til kørsel i privat bil

Du kan få kørselsgodtgørelse fra din arbejdsgiver, når du bruger din private bil til erhvervskørsel.

Du er måske sælger og bruger din bil til at køre til dine kunder. Din arbejdsgiver kræver dokumentationen for din kørsel i erhvervsøjemed i form af en kørebog, og det er arbejdsgiverens ansvar, at dokumentationen er korrekt.

Du skal kun dokumentere de ruter, du har kørt som erhvervskørsel, og du skal ikke dokumentere din kilometertæller.

Dokumentationen skal bestå af følgende oplysninger.

1) Navn, adresse og CPR-nummer.

2) Kørslens erhvervsmæssige formål.

3) Dato for kørslen.

4) Kørslens mål med eventuelle delmål.

5) Angivelse af antal kørte kilometer.

6) De anvendte satser.

7) Beregning af befordringsgodtgørelsen.

Din kørebog skal være synligt kontrolleret af din arbejdsgiver i form af en underskrift inden den er gyldig.

Autologs standard kørebog leverer nøjagtig denne information, og dækker derfor behovet for mange menneskers kørselsregnskab. Men den indeholder selvfølgelig yderligere funktioner, i henhold til SKATs krav, til de mere avancerede kørselsregnskaber.

Kørebog til kørsel i privat bil som selvstændig

Er du selvstændig eller modtager et honorar, ser regnestykket anderledes ud. Du kan så fratrække alle udgifter relateret til din erhvervsmæssige kørsel i din egen bil ved at dokumentere de faktiske udgifter. I dette tilfælde er dokumentationen til kørebogen anderledes end i eksempel 1.

Dokumentationen består af to dele.

• Opgørelsen af antal kørte kilometer
• Opgørelsen af kørselsudgifterne.

Hvis du bruger bilen til både privatkørsel og erhvervskørsel, skal du dokumentere følgende:

• Hvad kilometertælleren viste ved begyndelsen af den daglige kørsel og ved dens afslutning
• Datoen for kørslen
• Den daglige kørsels fordeling mellem privat og erhvervsmæssig kørsel
• Bestemmelsessteder for den erhvervsmæssige kørsel og lignende, der kan sandsynliggøre og eventuelt dokumentere regnskabets rigtighed.

SKATs krav til kilometertæller og selvstændiges kørselsregnskab

SKAT stiller strenge krav til den umiddelbare forståelighed af oplysningerne i kørebogen. Og kilometertællerens ligger i, at regnskabet med antal kørte kilometer skal være ført sådan at det, der fremgår af kørebogen, stemmer med bilens kilometertæller. Der er eksempler på retssager, SKAT har vundet, da kilometertællerens tal ikke noteret dagligt, kørselsruterne upræcist gengivet og skatteyders notater i kørebogen skete i form af egne forkortelser. (Se TfS1999, 878 HRD.)

Grunden til at SKAT har strenge krav til dokumentationen er, at du som selvstændig skal lave egen kontrol. Retssager har vist, at denne egen kontrol oftest favoriserer den selvstændig og for mange penge udbetales skattefrit.

Denne information findes i Autlogs Basis turrapport:

Punkter i kørebogen, du skal være opmærksom på

SKAT godkender ikke en kørebog, såfremt indholdet ikke er dokumenteret korrekt. Vi har samlet nogle ting, du skal være ekstra opmærksom på:

• Hvis en kørebog viser et meget lavt antal km for den private kørsel, kan SKAT afvise den. Dette var tilfældet i TfS1999, 965 HRD, hvor der forekom flere fejl i den talmæssige registrering af kørslen.
• Regnskabet med antallet af kørte kilometer skal være ført sådan at det, der fremgår af kørebogen stemmer med bilens kilometertæller. Se Skd.1975.31.
• Hvis ruterne i kørebogen kan rettes er det er et krav, at kørebogen føres med log. SKAT skal kunne kontrollere, hvordan turene afviger fra den oprindelige loggede tur. Alternativ må man ikke kunne redigere i turene. Begge muligheder er funktioner i Autolog kørebogen.
• Et kørselsregnskab, der udarbejdes efterfølgende kan ikke anvendes som tilstrækkelig dokumentation. Se fx 477.VLR, hvor et sådant efterfølgende regnskab ikke kunne tillægges bevisværdi. Se tilsvarende afgørelse i SKM2009.252.BR.
• Som udgangspunkt skal det dokumenteres, at udgifterne er relateret til erhvervsmæssig kørsel. Se fx 409.HR, Her havde en skatteyder blev nægtet fradrag for udgifter i forbindelse med rejser til Skotland, Tyskland og Frankrig, fordi det erhvervsmæssige formål ikke var sandsynliggjort.