Når katastrofen rammer, vil du så være den person, der farer stresset rundt for at prøve at finde en løsning – eller vil du hellere være den, der kan trække en plan op ad skuffen og have det hele under kontrol?
Alle virksomheder har sine op- og nedture, hvad enten det skyldes skiftende efterspørgsel eller en pludselig opstået krise. Du kan ikke forudsige fremtiden, men du kan planlægge fremad: Hvis tingene pludselig tager en drejning til det værre, kan rettidig planlægning begrænse skaderne og hjælpe dig med at holde din virksomhed i gang.
Det er her, at en Business Continuity Plan – eller beredskabsplan – kommer ind i billedet. En Business Continuity Plan handler om at identificere, undgå, afbøde og acceptere risici. Det betyder, at du har kapacitet til at fortsætte med at drive virksomhed i en nødsituation og vil være i stand til at håndtere problemer hurtigt og effektivt. Her er alt, hvad du har brug for at vide for at lave din plan.
Hvad er Business Continuity, og hvorfor er det vigtigt?
En Business Continuity Plan er et dokument, der angiver nøjagtigt, hvad der forventes af alle i tilfælde af en nødsituation. Dets formål er at hjælpe ledere med at genskabe og opretholde vitale funktioner både under og efter en krise.
Det kan omfatte en lang række forhold, fra at sikre, at du har generatorer, der er praktiske i tilfælde af strømstop – til at vide, hvordan man skal tackle en PR-krise.
(Billedkilde).
Ikke at have en Business Continuity Plan på plads kan forårsage store problemer:
- Midlertidige eller langvarige driftsstof betyder tab af omsætning og svigtede kunder.
- Dårlig håndtering af en PR-katastrofe kan gøre permanent skade på din virksomheds omdømme.
- Når en virksomhed forekommer kaotisk og uorganiseret synker motivationen, og medarbejderne vil sandsynligvis søge andre steder hen.
Hvis du har omvendt har gjort dit forarbejde og har en god plan på plads, kan den:
- Holde din virksomhed i gang, og bevare dit omdømme som en pålidelig leverandør med god kundeservice.
- Hjælpe ledere og medarbejdere med at følge en fast procedure, og dermed undgå forhastede beslutninger og unødig stress.
- Give dine medarbejdere og kunder en følelse af tillid til virksomheden og dens ledelse.
Hvad skal en god Business Continuity Plan indeholde?
Som udgangspunkt bør du overveje en bred vifte af mulige trusler mod din virksomhed og den sandsynlige effekt af hver af disse. Disse kunne inkludere tyveri, menneskelig fejl, strømsvigt, globale epidemier, forsyningsafbrydelser og cyberangreb med mere.
Når du har overvejet alle relevante risici, kan du arbejde videre med følgende:
1. Ledelsesplaner: Detaljerede trin til håndtering af katastrofer, herunder roller og ansvar
2. Kommunikationsplaner: Kommunkationskæder, kanaler og metoder for intern og ekstern rapportering.
3. Beredskabsplaner: Øjeblikkelig reaktion på lokale katastrofer
4. Genopretningsplaner: Genoplukning af virksomhedens faciliteter, herunder it og teknologi
5. Analyse: Hvordan situationer skal registreres og hvordan
Sådan implementerer du din Business Continuity Plan
En Business Continuity Plan skal ikke blot indeholde en plan for at minimere katastrofens omfang. Den skal også indeholde de relevante tiltag, der er nødvendige for at komme på benene igen.
Afhængigt af katastrofens karakter, er du sandsynligvis nødt til at få dine mobile medarbejdere tilbage til fuld drift så hurtigt som muligt. Alle bør informeres om, hvad der gik galt, og adgangen til nødvendige data bør prioriteres.
Sørg for, at alle disse oplysninger er godt kommunikeret og let tilgængelige. Opbevar ideelt din Business Continuity Plan online, så den kan opdateres og tilgås alle steder fra. Overvej eventuelt at oprette en papirversion, som chauffører skal opbevare i deres lastbiler.
Hvordan kan GPS-teknologi hjælpe dig tilbage på sporet?
Når først ulykken er indtruffet, kan manuelle processer ofte føre til dyre eller farlige forsinkelser.
Digitalisering derimod kan understøtte virksomhedens fortsatte drift – både administrativt og ude på vejene. Fakturaer kan fortsat sendes ud, timesedler afsluttes, kørselsregnskaber godkendes, og dagens ruter og opgaver kan planlægges og gennemføres som normalt.
Jo flere data du har lige ved hånden, desto hurtigere kan du genstarte forretningen.
Ved brug af flådestyringssoftware vil dine kritiske data være beskyttet og tilgængelige. Alt vil være gemt “i skyen”, så hvis du udsættes for en strømafbrydelse eller et cyberangreb, vil dine systemer være sikkerhedskopieret, tilgængelige og sikre.
Det betyder også, at dine chauffører kan komme tilbage på vejen hurtigere, fordi de har fuld adgang til kundedata, opgaver, ruter og tidsplaner.
I tilfælde af tyveri kan GPS-teknologi hjælpe med at genfinde stjålne værdier hurtigere og minimere tabsomkostningerne. Forsvundne køretøjer kan nemt lokaliseres, og politiet kan informeres om den nøjagtige rute og eventuelle stop på turen, som tyvene har foretaget. Det gør det nemmere at foretage en grundig undersøgelse og potentielt genfinde transportgods, der er blevet sat af på vejen.
“Den nuværende krise vil presse mennesker, processer, sikkerhed og teknologi – og de virksomheder, der er smidige og i stand til at tilpasse sig hurtigt, vil blive de førende,” siger Adrian Johnston, senior vicepræsident for Cloud Applications (SaaS ) Oracle JAPAC.
Dygtige ledere planlægger forud for at sikre sin virksomhed uanset hvad der sker.
Tag kontakt hvis du vil lære mere om, hvordan Fleet Complete kan hjælpe med at sikre dig!
{{cta(‘63180ca4-3254-42be-a78a-df5bcc89d331’)}}
